caro lettore,
cara lettrice,
Tutti conoscono gli innumerevoli strumenti HR che dovrebbero semplificarci la vita. Ma in che modo le aziende utilizzano effettivamente questi strumenti? A Randstad utilizziamo internamente CruncHR e Peakon per facilitare il lavoro dei nostri responsabili delle risorse umane e dei manager, almeno in teoria. Naturalmente, la pratica non è mai così semplice come si immagina, non tutto funziona sempre al primo tentativo.
La domanda sul perché utilizziamo diversi strumenti HR probabilmente non si pone più al giorno d'oggi. Come molti di voi, si tratta semplicemente di evitare le montagne di carta e di cercare di lavorare in modo più efficiente. All'insegna del motto: work smarter not harder. Tuttavia, insieme all'entusiasmo, è necessaria anche un po' di cautela. Perché la tecnologia non sostituisce (ancora) il contatto personale con il dipendente! Si tratta piuttosto di trovare un equilibrio tra Tech e Touch (tecnologia e interazione umana) per ottenere un risultato individuale ottimale.
Le possibilità offerte dall'intelligenza artificiale e dai nuovi strumenti sono molteplici. Per esempio, i profili dei candidati possono essere automaticamente abbinati alle esigenze dell'azienda attraverso l'intelligenza artificiale. Ciò consente di risparmiare tempo e risorse nella ricerca di candidati adatti: ho già affrontato questo argomento nel mio blog post sull'intelligenza artificiale nelle risorse umane, anche se in modo un po' critico. Anche nel processo di onboarding o nell'analisi dei dati dei dipendenti, le tecnologie HR possono essere utilizzate per integrare meglio i nuovi dipendenti e migliorare la produttività. Come si può vedere, le possibilità sono quasi illimitate.
Ma cercherò di rendere più concreto il nostro esempio. Quindi, come utilizziamo i nostri strumenti a Randstad? In sostanza, si tratta di due strumenti:
CruncHR è uno strumento HR specializzato nell'analisi dei dati del personale. A Randstad lo utilizziamo per poter controllare i nostri processi relativi al personale secondo un approccio "fact based". In questo modo otteniamo una panoramica dei KPI rilevanti come lo Stability Index, l'assenteismo, il Top-Talent Management o la Diversity. Ogni mese vengono analizzati i fattori fondamentali e si agisce di conseguenza. La componente personale gioca ancora un ruolo nei temi relativi al personale. Questi possono ora essere confermati o confutati sulla base di fatti. All'insegna del motto "Facts beat Opinions". Si tratta di un approccio che, soprattutto quando si tratta di decisioni relative a promozioni o aumenti salariali, ci ha già aperto gli occhi più volte.
Il nostro secondo strumento, Peakon, si concentra invece sul feedback e sul coinvolgimento dei dipendenti. Questo strumento permette alle aziende di condurre regolarmente sondaggi per valutare la soddisfazione dei dipendenti o identificare i problemi. Al momento stiamo conducendo tali sondaggi con una frequenza di 2 settimane. Suona eccessivo? Beh, non è sbagliato. Ma immaginate se fosse a un ritmo settimanale... Non si può immaginare di dover rispondere ai lunghi questionari di feedback, che spesso degenerano in una vera e propria maratona. In questo caso ci siamo adattati e facciamo domande su argomenti specifici con una decina di domande per sondaggio. Ora siamo a un tasso di partecipazione dell'85%. Non male, vero? I risultati vengono quindi visualizzati in tempo reale e utilizzati per adottare misure mirate a migliorare l'ambiente di lavoro.
Dal mio punto di vista, tuttavia, questo modo di lavorare ha senso solo se i risultati provocano una reazione, sia in caso positivo che negativo. Ciò richiede impegno a tutti i livelli. All'inizio non eravamo abituati a questa procedura, ciò che ha comportato delusione. I feedback regolari alimentano l'aspettativa: si ascolta, ora bisogna anche reagire; ma perché non succede nulla? Pertanto, è importante che i responsabili delle risorse umane dimostrino apertura e trasparenza sui risultati che coinvolgono i dipendenti nei processi di miglioramento e mostrino cosa è possibile, quando e come. Non si riesce mai a soddisfare tutte le aspettative e, se lo si fa, spesso non lo si fa in modo così rapido come desiderato. È una questione di expectation management.
In retrospettiva, la nostra esperienza mostra che l'uso corretto degli strumenti HR può aiutare le aziende in molti modi. Ciò presuppone l'integrazione completa degli strumenti nei processi aziendali esistenti e che tali strumenti siano sempre adattati alle esigenze dei dipendenti e alla strategia. In caso contrario, ciò potrebbe condurre a un aumento dell'insoddisfazione, a causa di aspettative insoddisfatte o di un notevole dispendio di tempo.
Vi auguriamo tanto divertimento nel fantastico nuovo mondo digitale.
A presto
Bernhard