Die Kosten unter Kontrolle zu halten, ist für die meisten Leiter im Beschaffungswesen eine wichtige Priorität. Wenn Ihr Job darin besteht, die verschiedenen Ressourcen und Vermögenswerte zu beschaffen, die Ihr Unternehmen für den Erfolg benötigt, müssen Sie sicher sein, dass diese Anschaffungen auf kosteneffiziente Weise erfolgen.
Wenn es um die Rekrutierung geht, ist die Aufgabe, die direkten Kosten - wie Löhne und den Betrag, den Sie für die Ausschreibung bestimmter Stellen zahlen - zu verfolgen, relativ einfach.
Aber es ist wichtig, dass Sie sich nicht nur auf die direkten Personalkosten konzentrieren und die indirekten Kosten ausser Acht lassen, wie beispielsweise die Produktivitätsverluste, die auftreten, wenn Menschen abwesend sind oder wenn Vakanzen für lange Zeit unbesetzt bleiben. Indirekte Kosten sind schwieriger zu quantifizieren und in Ihrem Budget abzubilden, können aber einen erheblichen Einfluss auf Ihre finanzielle Leistung haben. Um ein Höchstmass an Effizienz zu erreichen, müssen Sie ein möglichst breites Spektrum an Faktoren berücksichtigen, die Ihre Zeit, Produktivität und Personalaufwand beeinflussen.
Kurz gesagt, die Verfolgung Ihrer indirekten Arbeitskosten versetzt Sie in eine bessere Position, diese zu verwalten und zu reduzieren. Im Folgenden werfen wir einen Blick auf einige der häufigsten indirekten Kosten und was Sie tun können, um sie unter Kontrolle zu halten.
Abwesenheit und Fluktuation
Eine hohe Absenzenrate stellt eine erhebliche finanzielle Belastung für ein Unternehmen dar. Wenn Menschen nicht verfügbar sind, um Arbeiten zu verrichten, die erledigt werden müssen, stehen Sie vor der Wahl, kurzfristig zusätzliches Personal zu bezahlen, die bereits vorhandenen Arbeiter umzugruppieren oder Menschen zu bitten, Überstunden zu machen. Die letztgenannten Optionen können zu Produktivitätsverlusten führen, da die Menschen von ihrer regulären Arbeit abgezogen werden und möglicherweise nicht über die richtigen Fähigkeiten verfügen, um die betreffende Aufgabe zu erledigen. Sie müssen auch mögliche Folgewirkungen wie erhöhten Stress berücksichtigen.
Es gibt ähnliche Kosten und Nachteile, die mit einer hohen Personalfluktuation verbunden sind. Wenn Menschen in unhaltbarer Zahl das Unternehmen verlassen, werden Sie viel Zeit, Geld und Energie in die Rekrutierung aufwenden müssen, um Personallücken zu stopfen. Abgesehen von den offensichtlichen finanziellen Auswirkungen kann dies zu Störungen am Arbeitsplatz führen und der Arbeitsmoral schaden.
Die mit Abwesenheit und Fluktuation verbundenen Kosten können durch einen bewährten, effektiven Ansatz bei der Rekrutierung minimiert werden. Das Befolgen etablierter Prozesse, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Menschen akquirieren, erhöht die Chancen, dass die Rekrutierten eine gesunde, glückliche Arbeitsbeziehung mit Ihnen haben.
Verlängerte Füllzeiten
Zu viel Zeit für die Besetzung von Vakanzen ist ein weiteres gutes Beispiel für indirekte Personalkosten, die leicht übersehen werden können. Je mehr Zeit Sie für die Einstellung aufwenden, desto weniger Zeit haben Sie, sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, Umsätze einzufahren und die Rentabilität zu steuern.
Eines der wichtigsten Dinge, die Sie tun sollten, um die Leistung an dieser Front zu optimieren, ist die Festlegung relevanter Metriken und Leistungskennzahlen, die Ihnen dabei helfen, die richtigen Daten zu verfolgen und zu erkennen, wann Sie zu viel Zeit für die Rekrutierung aufwenden.
Moderne Arbeitgeber haben auch den Vorteil der Technologie, die bei der Reduzierung der Füllzeiten hilft, ohne die Qualitätsstandards aufzugeben. Mit einem Tool wie Checkster können Sie beispielsweise die Kraft der Automatisierung nutzen, um die Referenzüberprüfung zu beschleunigen, während AllyO künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen und natürliche Sprachverarbeitung nutzt, um den Verwaltungsaufwand für Einstellungsteams zu reduzieren.
Schulung und Einführung
Der Rekrutierungsprozess endet nicht, wenn Sie Ihre Beurteilungen abgeschlossen haben, Ihre ausgewählten Kandidaten ausgesucht haben und diese ein Stellenangebot von Ihnen angenommen haben. Um wirklich die besten Ergebnisse aus Ihrem Personal herauszuholen, müssen Sie sie dabei unterstützen, sich mit ihrer neuen Funktion vertraut zu machen und sich in die Organisation einzuleben.
Es ist möglich, dass dieser Prozess einige informelle Schulungen oder Mentorenschaft durch andere Mitarbeitende beinhaltet. Obwohl dies einen wichtigen Beitrag dazu leisten kann, dass Neueinstellungen in Gang kommen und produktiv werden, wird es vielleicht nicht als offensichtliche Kosten für die Einstellung angesehen, obwohl es Zeit kostet und die Produktivität anderer Mitarbeitenden beeinträchtigt.
Darüber hinaus müssen Sie die zusätzlichen Kosten für die Zertifizierung von Menschen für bestimmte Fähigkeiten und die vorübergehende Verstärkung Ihrer Qualitätskontrollmassnahmen sowie das Potenzial für eine geringere Produktivität im gesamten Team berücksichtigen.
Die Einführung und Einarbeitung ist ein weiterer Bereich, in dem Sie entscheidende Vorteile aus der neuesten Technologie und der Unterstützung durch Experten ziehen können. Moderne Tools können Ihnen dabei helfen, einen integrierten Ansatz für alles zu verfolgen, von Werbefunktionen bis zur Einarbeitung. Mit dem richtigen HR-Partner können Sie die effektivsten Technologien und Prozesse finden, um die besten Ergebnisse in diesen Bereichen zu erhalten.
Um mögliche Kosteneinsparungen in Ihrem Unternehmen zu identifizieren, sollten Sie damit beginnen, auch Ihre indirekten Kosten zu berücksichtigen. Um zu erfahren, wie Sie dies tun können, laden Sie unseren Leitfaden herunter.