comment mettre en place un processus de vérification des références efficace.

Même si de nombreuses entreprises considèrent la vérification des références comme une simple formalité, cela vaut la peine de prendre le processus au sérieux. Compte tenu du coût élevé de l'emploi de personnel et de l'impact négatif d'une mauvaise embauche, il est essentiel d'obtenir autant d'informations que possible sur les candidats lors des vérifications préalables à l'embauche. Même si un seul candidat sur 50 est écarté du processus d'embauche en raison d'une référence négative, vous constaterez un retour sur l'investissement en temps que vous avez consacré à la vérification des références pour chacun d'entre eux.

Pour obtenir les meilleurs résultats, la vérification des références ne doit pas se limiter à la validation des CV. Dans cet article, j'aborderai les bases du processus de vérification des références et j'expliquerai les meilleures pratiques à adopter avant, pendant et après la vérification des références d'un candidat.

avant la vérification des références - comment se préparer.

informer le candidat avant de vérifier ses références

Cela se fera naturellement si le candidat ne fournit pas de références dans son dossier de candidature. Il en sera informé lorsque vous lui demanderez les coordonnées de ses références.

Toutefois, si vous avez déjà les coordonnées des références dans la candidature du candidat, vous devez quand même l'informer que vous allez commencer la vérification. Les réglementations en matière de protection de la vie privée telles que le GDPR signifient que les employeurs ont un "intérêt légitime" à traiter les données des candidats lors de l'embauche, de sorte que le consentement du candidat n'est pas nécessaire - et en raison du déséquilibre des pouvoirs entre un employeur et un demandeur d'emploi, même un consentement explicite peut ne pas être suffisant pour assurer la conformité.

Toutefois, si vous avez l'intention de conserver les données - par exemple, pour garder le candidat dans votre base de données en vue de futures opportunités d'emploi - le candidat doit en être informé. Pour renforcer la conformité, envisagez d'ajouter des informations sur votre processus de vérification des références à votre politique de confidentialité. Comme toujours, consultez des experts pour vous assurer que votre processus de vérification des références est pleinement conforme aux réglementations en vigueur.

Au-delà des exigences légales, le fait d'informer le candidat avant de vérifier ses références crée également un sentiment de confiance et de respect et permet à la relation entre vous et la nouvelle recrue potentielle de démarrer du bon pied.

assurez-vous que l'une des références est un ancien manager

L'avis d'anciens collègues, surtout s'ils travaillent en étroite collaboration, peut s'avérer précieux. Ces collègues auront probablement des informations précieuses sur les points forts et les qualités du candidat, qu'un manager n'aurait peut-être pas. 

Toutefois, c'est le manager qui, en dernier ressort, est responsable de l'évaluation des performances et peut fournir les meilleures indications sur la manière dont le candidat se comporte en tant qu'employé - et pas seulement en tant que collègue. Un peu moins d'un quart des 76 % de salariés britanniques qui ont fourni des références à un employeur déclarent que leurs références n'ont jamais été vérifiées, peut-être parce que l'employeur n'en voyait pas l'intérêt. En prenant contact avec un ancien manager, vous avez beaucoup plus de chances d'obtenir des informations précieuses qui feront la différence dans votre décision d'embauche.

Les anciens cadres sont également les mieux placés pour vérifier les affirmations du candidat. Lorsque vous vérifiez des références, vous devez partir du principe que le candidat dit la vérité - mais il est vrai que les trois quarts des professionnels des ressources humaines ont décelé un mensonge dans une candidature. Lorsqu'il s'agit de confirmer les projets auxquels un candidat a participé ou ses contributions à son ancien lieu de travail, les managers sont les mieux placés pour le faire. 

n'oubliez pas de consulter vos "références internes

Dans les grandes entreprises, plusieurs personnes sont généralement impliquées dans le processus de recrutement. Toutes ces personnes ne participent pas aux entretiens, mais il se peut qu'elles aient rencontré le candidat dans un cadre plus informel. Lorsque vous essayez de vous faire une idée du candidat, n'oubliez pas de demander l'avis de ces collègues. Ils peuvent être en mesure de fournir des informations et d'apporter de nouvelles perspectives sur la base de leurs propres services ou fonctions.

Avant de prendre l'engagement d'embaucher quelqu'un, l'obtention de ce retour d'information interne peut permettre de s'assurer que la nouvelle recrue correspond à la culture et aux valeurs de l'entreprise.

Décidez de la manière dont vous allez mener votre appel de référence: par courriel, par téléphone ou par appel vidéo?

Un large éventail de solutions sur le marché rationalise le processus de vérification des références grâce à des courriels automatisés. Ces logiciels de vérification des références envoient des demandes et enregistrent les commentaires automatiquement, sans l'intervention d'un vérificateur de références humain. Les grandes entreprises qui recrutent régulièrement de nouveaux employés peuvent réellement réduire la charge administrative en utilisant des outils de ce type. Toutefois, le courrier électronique ne peut pas offrir la profondeur d'une conversation "en direct" menée par téléphone, lors d'un appel vidéo ou en personne. Un appel téléphonique ou vidéo est le meilleur moyen pour les postes à responsabilité et les fonctions hautement critiques. 

pendant la vérification des références.

combien de temps dure une vérification des références?

Le processus de vérification des références peut prendre une ou deux semaines, en fonction du nombre de références et du temps qu'il leur faut pour répondre. La durée des vérifications des références, qu'elles soient effectuées par téléphone ou par appel vidéo, varie également. Si vous souhaitez faire plus que simplement confirmer les antécédents professionnels du candidat, vous devez prévoir du temps. Toutefois, la conversation ne doit pas être si longue que vous ayez du mal à parcourir vos notes ou que le candidat ait du mal à trouver du temps. Une bonne règle de base consiste à réserver une heure et à terminer plus tôt si vous obtenez des réponses à toutes vos questions plus tôt.

Fournissez une description précise du poste

Ne vous contentez pas de répondre directement à vos questions. Une fois que vous avez confirmé que vous vous adressez à la bonne personne, donnez-lui des informations sur le poste pour lequel vous recrutez et sur les tâches dont le candidat s'occupera. Cela aidera la personne de référence à adapter sa contribution à vos besoins. C'est également essentiel pour obtenir un retour d'information précis. Même si le candidat était un excellent employé dans un poste précédent, il n'est pas nécessairement le meilleur choix pour le poste que vous recrutez.

restez attentif aux "signaux d'alarme

Dans la plupart des vérifications des références, les personnes citées en référence donnent un avis positif. Si les candidats les ont eux-mêmes choisies, il est peu probable qu'elles émettent de fortes critiques. Toutefois, au cours de la conversation, soyez attentif aux petits détails qui laissent présager quelque chose de négatif. S'ils s'avèrent importants, vous risquez de faire une mauvaise embauche. Toutefois, les "signaux d'alarme" ne doivent pas disqualifier complètement le candidat. Au lieu de cela, prenez-en note et assurez un suivi direct avec le candidat. Des enquêtes menées auprès de cadres supérieurs aux États-Unis montrent qu'environ 34 % des candidats ne sont plus pris en considération après la vérification des références ; restez donc attentif aux informations qui pourraient rendre le candidat moins attrayant.

après la vérification des références.

comparez les résultats des vérifications des références et des entretiens

Combinez les résultats de toutes les vérifications des références et les principaux enseignements tirés des entretiens avec le candidat. Essayez d'obtenir une image globale du candidat et recherchez des constantes. Les mêmes éléments reviennent-ils plusieurs fois ? Si c'est le cas, il peut être utile d'y revenir avec le candidat lors d'un entretien supplémentaire, en particulier s'ils peuvent être perçus comme négatifs.

prendre une décision d'embauche

Les candidats savent que la vérification des références est généralement la dernière étape du processus de recrutement avant qu'une offre d'emploi ne soit faite. Une fois que vous aurez vérifié leurs références, ils attendront donc votre réponse. Épargnez-leur du stress et faites-leur bonne impression en leur répondant le plus rapidement possible. Les faire attendre longtemps ou ne pas leur répondre du tout n'est pas seulement impoli - cela nuit gravement à votre marque employeur. 

améliorez votre processus d'embauche grâce à notre liste de vérification des références

Cet article devrait vous avoir donné un cadre de base pour un excellent processus de vérification des références, mais si vous voulez plus de détails, assurez-vous de télécharger notre liste de contrôle Excel. Elle couvre les étapes clés à suivre tout au long du processus et facilite la délégation et le suivi des progrès pour les tâches individuelles de vérification des références. Jetez-y un coup d'œil et n'hésitez pas à l'adapter aux besoins spécifiques de votre entreprise.