fünf sich wiederholende aufgaben, die finanzteams automatisieren und was dadurch ermöglicht wird.

Finanzleiter wissen, dass ihre Teams aus klugen analytischen Köpfen bestehen. Aber dieses Potenzial ist zu oft in repetitiver manueller Arbeit gebunden. Viele Fachleute verbringen immer noch Stunden mit Dateneingabe, Lohnverarbeitung und Abstimmungen, wodurch nur sehr wenig Zeit für strategische Initiativen bleibt.

Aber die Branche verändert sich, da Automatisierungstools im Finanzbereich mittlerweile ausgereift und zugänglicher geworden sind. Gemäss Workmonitor 2026 sagen 75% der Finanzfachleute, dass KI ihnen Freiraum verschafft, um erfüllende Aufgaben zu übernehmen. Dieser Wandel geht das Problem des Fachkräftemangels direkt an, indem strategische, sinnvolle Rollen geschaffen werden, die die neue Generation von Finanzfachleuten anziehen und binden. Das Ziel ist nicht, Menschen durch Technologie zu ersetzen, sondern ihnen mehr Zeit zu geben, sich auf das Unternehmenswachstum zu konzentrieren.

1.  manuelle Rechnungsverarbeitung und Datenerfassung

So wie es ist: Wenige Prozesse verursachen einen grösseren Engpass als das manuelle Erfassen von Rechnungsdaten. Wenn Ihr Team Rechnungen in dutzenden verschiedenen Formaten wie PDF, E-Mail oder Papier erhält, verbringen sie oft viele Administrationsstunden damit, Lieferantennamen, Rechnungsnummern und Positionsdetails in ein ERP-System eintippen. Es ist eine langsame, monotone Aufgabe, bei der ein einziger Tippfehler eine Kette von Problemen nach sich ziehen kann.

So könnte es sein: KI-gestützte Rechnungsautomatisierung kann diese Dynamik komplett verändern. Durch den Einsatz Optische Zeichenerkennung Durch (OCR) und maschinelles Lernen können moderne Systeme heute Rechnungen sofort auslesen, die wichtigsten Daten extrahieren und die erforderlichen Felder automatisch ausfüllen. Anstatt Stunden mit manueller Eingabe zu verlieren, können Finanzfachleute stattdessen höherwertige Aufgaben übernehmen, bei denen sie Ausnahmen überprüfen, die vom System markiert wurden.

Was es freischaltet: Diese Veränderung wandelt die Rolle Ihres Teams von einem Datenerfasser zu einem Finanzermittler. Mit der gewonnenen Zeit können sie sich darauf konzentrieren, Ausgabentrends zu analysieren, Zahlungsbedingungen mit Lieferanten zu optimieren und die Genauigkeit der Finanzunterlagen sicherzustellen, statt sie nur zu erstellen.

2.  mehrfach-Abgleich von Einkaufsbestellungen

So wie es ist: Das Abgleichen von Rechnungen mit Bestellungen und Lieferscheinen gehört zu den detailreichsten Aufgaben im Finanzwesen. Bei komplexen Rechnungen mit Dutzenden Positionen muss jede einzelne manuell mit mehreren Dokumenten überprüft werden. Es ist eine riesige Menge an mühsamer Arbeit, die den gesamten Procure-to-Pay-Prozess verlangsamt.

So könnte es sein: KI-gesteuerte Buchhaltungsautomatisierungsplattformen Kann jetzt innert Sekunden einen Dreiwege- oder sogar Vierwege-Abgleich durchführen. Diese Tools vergleichen Rechnungsdetails mit Bestellungen und Lieferscheinen und heben nur die tatsächlichen Probleme hervor, die menschliche Aufmerksamkeit erfordern.

Was es freischaltet: Ihr Team kann schneller und mit mehr Sicherheit arbeiten. Durch die Automatisierung dieses Finanzprozesses geht es darum, Ausnahmen zu verwalten, statt jede einzelne Transaktion zu überprüfen. Diese Methode beschleunigt nicht nur den Kreditorenprozess und verhindert Zahlungsfehler, sondern ermöglicht Ihrem Team auch, sich auf den Aufbau stärkerer Beziehungen zu Lieferanten und das Aushandeln besserer Konditionen zu konzentrieren.

3.  Mitarbeiter-Spesenabrechnungsprüfung

So wie es ist: Die Überprüfung von Spesenabrechnungen war schon immer eine undankbare Aufgabe für alle Beteiligten. Finanzteams verbringen ihre Zeit damit, fehlende Belege einzufordern, die Einhaltung von Richtlinien zu überprüfen und Spesendaten manuell aus Tabellen einzutragen. Es ist eine frustrierende administrative Schleife, die Rückerstattungen verzögert und im ganzen Unternehmen für Reibung sorgt.

So könnte es sein: “Touchless”-Spesenplattformen lösen dieses Problem, indem sie Technologie einsetzen. Mitarbeitende machen einfach ein Foto von einer Quittung mit ihrem Handy und das System nutzt KI, um die Daten zu extrahieren, die Ausgabe zu kategorisieren und einen Bericht zur Genehmigung zu erstellen. Richtlinienprüfungen sind automatisiert und markieren Ausgaben ausserhalb der Richtlinien sofort.

Was es freischaltet: Diese Funktion spart Ihr Finanzteam unzählige Stunden und verbessert das Erlebnis für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter erheblich. Schnellere Rückerstattungen führen zu zufriedeneren und engagierten Kolleginnen und Kollegen. Ihre Finanzfachleute können sich wiederum darauf konzentrieren, die unternehmensweiten Ausgabemuster zu analysieren, um Einsparpotenziale zu erkennen.

4.  Bank- und Kontenabstimmungen

So wie es ist: Abstimmungen bestimmen oft den Monatsabschluss. Teams vergleichen manuell tausende Transaktionen zwischen Bankauszügen und Hauptbuch, Zeile für Zeile, um Abweichungen aufzuspüren. Es ist ein stark regelbasierter und sich wiederholender Prozess, der wertvolle Zeit am kritischsten Punkt des Berichtszyklus beansprucht.

So könnte es sein: Automatisierter Abgleich Werkzeuge kann diese Überprüfungen kontinuierlich während des Monats durchführen. Das System markiert Abweichungen in Echtzeit, was eine schnellere Lösung ermöglicht. Der grösste Teil der Arbeit ist bis zum Monatsende bereits erledigt.

Was es freischaltet: Das hektische Monatsende wird zu einem ruhigen, automatisierten Finanzprozess. Anstatt Überstunden zu machen, um Fehler aus vergangenen Wochen zu finden, hat Ihr Team immer einen klaren, aktuellen Überblick über die Liquiditätslage des Unternehmens. So können sie ihren Fokus von rückblickenden Analysen auf eine vorausschauende und präzisere Liquiditätsplanung verlagern.

5.  Mahnwesen und Inkasso-Nachverfolgung

So wie es ist: Das manuelle Nachverfolgen von überfälligen Rechnungen und das Versenden von Zahlungserinnerungen fällt oft dem Finanzpersonal zu, das viele andere Prioritäten gleichzeitig bewältigen muss. Dies kann zu inkonsistenten oder verspäteten Nachfassaktionen führen, was sich direkt auf den Cashflow auswirkt und die Kundenbeziehungen belastet.

So könnte es sein: Automatisierung kann diesem Prozess Konsistenz und Intelligenz verleihen. KI-basiert Systeme Automatisch ausstehende Salden verfolgen, personalisierte Zahlungserinnerungen senden und sogar Zeitpunkt sowie Ton der Kommunikation basierend auf der Zahlungshistorie eines Kunden anpassen.

Was es freischaltet: Das befreit Ihr Team davon, reaktiv Schulden hinterherzujagen. Sie können ihre Zeit darauf verwenden, komplexere Konten zu verwalten und proaktive Gespräche mit den Kundinnen und Kunden zu führen. Es ist ein strategischer Ansatz, der die Kundenbeziehungen stärkt, die offenen Forderungen reduziert und das Lebenselixier des Unternehmens verbessert: den Cashflow.

Finanzen stärken für das, was kommt

Es ist normal, dass Teams fragen, was Automatisierung für ihre Jobs bedeutet. Die erfolgreichsten Führungskräfte nutzen Finanzautomatisierung, um die Arbeit aufzuwerten, nicht um sie zu ersetzen. Sie ist die Grundlage für intelligentere, spannendere Aufgaben. Systeme übernehmen repetitive Tätigkeiten, sodass Finanzfachleute sich auf Erkenntnisse und Massnahmen konzentrieren können, die die Leistung beeinflussen. Dazu gehört die Zusammenarbeit mit Budgetverantwortlichen, die Unterstützung bei der Preisgestaltung und die Hilfe für Führungskräfte, Kapital mit mehr Sicherheit zuzuweisen.

Diese Entwicklung schafft eine stärkere Arbeitgebermarke. Kandidaten sind motiviert, sich Teams anzuschliessen, in denen sie lernen, beitragen und wachsen können. Aufstrebend Fachleute treten in die Arbeitswelt mit völlig anderen Erwartungen ein und suchen sinnvolle, technologiegestützte Rollen statt sich wiederholender manueller Arbeit.

Wenn sich die Technologie immer schneller entwickelt, wird Agilität zum Wettbewerbsvorteil. Die Weiterbildung der Mitarbeitenden ist entscheidend, um agil zu bleiben, den Fachkräftemangel zu lindern und das Team zukunftssicher zu machen. Das Ziel ist nicht, weniger Leute im Finanzbereich zu haben, sondern die Teams zu ermutigen und zu befähigen, die nötigen Kompetenzen und strategische Denkweise zu entwickeln, um das Unternehmen voranzubringen. Die Organisationen, die diesen Wandel annehmen, sind diejenigen, die in Zukunft erfolgreich sein werden.