wie man einen effektiven prozess zur referenzprüfung einrichtet.

Auch wenn viele Unternehmen die Referenzprüfung als reine Formalität betrachten, lohnt es sich, diesen Prozess ernst zu nehmen. Angesichts der hohen Kosten für die Einstellung von Personal und der negativen Auswirkungen einer schlechten Einstellung ist es unerlässlich, während des Job Interviews so viele Informationen wie möglich über die Bewerbenden zu sammeln. Selbst wenn nur einer von 50 Kandidat*innen aufgrund einer negativen Referenz aus dem Einstellungsprozess ausscheidet, werden Sie einen Return on Investment für die Zeit sehen, die Sie in die Überprüfung der Referenzen investiert haben.

Um die besten Ergebnisse zu erzielen, müssen Sie die Referenzprüfung als mehr als nur eine Validierung von Lebensläufen betrachten. In diesem Artikel werden die Grundlagen des Prozesses der Referenzprüfung behandeln und einige wichtige Best Practices erläutern, die Sie vor, während und nach der Überprüfung der Referenzen eines Bewerbers anwenden sollten.

vor der referenzprüfung – wie sie sich vorbereiten können.

benachrichtigen Sie das Talent vor der Überprüfung der Referenzen

Dies ist selbstverständlich, wenn der*die Bewerber*in in seiner Bewerbung keine Referenzen angibt. Er*sie wird benachrichtigt, wenn Sie die Details der Referenzen anfordern.

Wenn Sie die Kontaktdaten der Referenzen bereits in der Bewerbung haben, sollten Sie dennoch darüber informieren, dass Sie mit der Überprüfung beginnen werden. Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO bedeuten, dass Arbeitgeber ein „berechtigtes Interesse” an der Verarbeitung von Bewerbendendaten während des Einstellungsprozesses haben, sodass die Zustimmung des Talents nicht erforderlich ist – und aufgrund des Machtungleichgewichts zwischen einem Arbeitgeber und einem hoffnungsvollen Arbeitssuchenden reicht selbst eine ausdrückliche Zustimmung möglicherweise nicht aus, um die Vorschriften einzuhalten.

Wenn Sie jedoch beabsichtigen, die Daten zu speichern – beispielsweise, um die Person für zukünftige Stellenangebote in Ihrer Datenbank zu behalten –, sollte sie darüber informiert werden. Um die Einhaltung der Vorschriften zu verbessern, sollten Sie erwägen, Informationen über Ihren Prozess der Referenzprüfung in Ihre Datenschutzerklärung aufzunehmen. Wenden Sie sich wie immer an Experten, um sicherzustellen, dass Ihr Prozess der Referenzprüfung den einschlägigen Vorschriften vollständig entspricht.

Über die gesetzlichen Anforderungen hinaus schafft die Benachrichtigung des Talents vor der Überprüfung der Referenzen auch ein Gefühl von Vertrauen und Respekt und sorgt für einen guten Start der Beziehung zwischen einander.

stellen Sie sicher, dass eine der Referenzen ein ehemaliger Vorgesetzter ist

Die Meinung ehemaliger Kollegen*innen, insbesondere wenn sie eng zusammengearbeitet haben, kann sehr wertvoll sein. Diese Kollegen haben wahrscheinlich wertvolle Einblicke in die Stärken und Qualitäten der Bewerbenden, über die ein*e Vorgesetzte*r möglicherweise nicht verfügt. 

Letztendlich sind jedoch Vorgesetzte für die Leistungsbewertung verantwortlich und können die besten Einblicke in die Eigenschaften des Bewerbers als Mitarbeiter – und nicht nur als Kolleg*in – geben. Knapp ein Viertel der 76 % der britischen Arbeitnehmenden, die einem Arbeitgeber Referenzen vorgelegt haben, geben an, dass ihre Referenzen nie überprüft wurden, möglicherweise weil der Arbeitgeber keinen Sinn darin sah, sie zu überprüfen. Wenn Sie einen ehemaligen Vorgesetzten kontaktieren, ist es viel wahrscheinlicher, dass Sie wertvolle Informationen erhalten, die Ihre Einstellungsentscheidung beeinflussen.

Ehemalige Vorgesetzte sind auch am besten in der Lage, die Angaben des Talents zu überprüfen. Bei der Überprüfung von Referenzen sollten Sie davon ausgehen, dass Bewerbende die Wahrheit sagen – aber es ist eine Tatsache, dass drei Viertel der Personalverantwortlichen schon einmal eine Lüge in einer Bewerbung entdeckt haben. Wenn es darum geht, die Projekte oder Beiträge am früheren Arbeitsplatz zu bestätigen, wissen Vorgesetzte am besten Bescheid. 

vergessen Sie nicht, Ihre „internen Referenzen” zu konsultieren

In grossen Unternehmen sind in der Regel mehrere Personen am Einstellungsprozess beteiligt. Nicht alle nehmen an Vorstellungsgesprächen teil, aber sie haben das Talent möglicherweise in einem informelleren Rahmen kennengelernt. Wenn Sie sich ein Bild machen möchten, vergessen Sie nicht, diese Kolleg*innen nach ihrer Meinung zu fragen. Sie können möglicherweise Input liefern und neue Perspektiven einbringen, die auf ihren eigenen Abteilungen oder Aufgabenbereichen basieren.

Bevor Sie sich zur Einstellung einer Person verpflichten, können Sie durch dieses interne Feedback sicherstellen, dass der*die neue Mitarbeiter*in zur Unternehmenskultur und den Werten des Unternehmens passt.

entscheiden Sie, wie Sie Ihre Referenzanfragen durchführen möchten – per E-Mail, Telefon oder Videoanruf?

Eine Vielzahl von Lösungen auf dem Markt optimiert den Prozess der Referenzprüfung durch automatisierte E-Mails. Diese Software-Tools zur Referenzprüfung versenden Anfragen und speichern Feedback automatisch, ohne dass ein Mensch erforderlich ist. Grosse Unternehmen mit einem stetigen Strom an Neueinstellungen können durch den Einsatz solcher Tools den Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren. Allerdings kann eine E-Mail nicht die Tiefe eines „Live”-Gesprächs bieten, das per Telefon, Videoanruf oder persönlich geführt wird. Ein Telefon- oder Videoanruf ist das beste Medium für leitende Positionen in hochkritischen Funktionen. 

nach der referenzprüfung.

vergleichen Sie die Ergebnisse der Referenzprüfung und der Vorstellungsgespräche

Kombinieren Sie Ihre Ergebnisse aus allen Bewerbungen mit Referenzen und Ihre wichtigsten Erkenntnisse aus den Vorstellungsgesprächen mit den Bewerbenden. Versuchen Sie, sich ein Gesamtbild zu machen und suchen Sie nach Mustern. Sehen Sie immer wieder dieselben Dinge auftauchen? Wenn ja, könnte es sich lohnen, diese in einem zusätzlichen Vorstellungsgespräch zu vertiefen, insbesondere wenn sie als negativ angesehen werden könnten.

treffen Sie eine Einstellungsentscheidung

Bewerbende wissen, dass die Referenzprüfung in der Regel die letzte Phase des Rekrutierungsprozesses vor der Unterbreitung eines Stellenangebots ist. Sobald Sie also ihre Referenzen überprüft haben, warten sie auf Ihre Antwort. Ersparen Sie ihnen Stress und hinterlassen Sie einen guten Eindruck, indem Sie sich so schnell wie möglich bei ihnen melden. Sie lange warten zu lassen oder gar nicht zu antworten, ist nicht nur unhöflich, sondern schadet auch Ihrer Arbeitgebermarke erheblich. 

verbessern Sie Ihren Einstellungsprozess mit unserer Checkliste für Referenzprüfung

Dieser Artikel sollte Ihnen einen grundlegenden Rahmen für einen guten Prozess zur Überprüfung von Referenzen gegeben haben. Wenn Sie jedoch weitere Details wünschen, laden Sie sich unsere Excel-Checkliste herunter. Sie enthält die wichtigsten Schritte, die während des gesamten Prozesses zu befolgen sind und erleichtert die Delegierung und Verfolgung des Fortschritts einzelner Aufgaben zur Überprüfung von Referenzen. Schauen Sie sich die Checkliste an und passen Sie sie gerne an die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens an.

während der referenzprüfung.

Dauer einer Referenzprüfung

Der Prozess der Referenzprüfung kann ein bis zwei Wochen dauern, je nach Anzahl der Referenzen und der Zeit, die diese für ihre Antwort benötigen. Die Dauer der Referenzprüfung variiert ebenfalls, je nachdem, ob sie per Telefon oder Videoanruf durchgeführt wird. Wenn Sie mehr als nur die Beschäftigungsgeschichte des Talents bestätigen möchten, müssen Sie etwas Zeit einplanen. Das Gespräch sollte jedoch nicht so lang sein, dass Sie Schwierigkeiten haben, Ihre Notizen zu finden, oder dass die Referenzperson Schwierigkeiten hat, Zeit zu finden. Eine gute Faustregel ist, eine Stunde einzuplanen und früher zu beenden, wenn Sie alle Ihre Fragen schneller beantwortet bekommen.

geben Sie eine genaue Stellenbeschreibung

Springen Sie nicht einfach direkt zu Ihren Fragen. Sobald Sie sich vergewissert haben, dass Sie mit der richtigen Person sprechen, geben Sie ihr einige Informationen über die zu besetzende Stelle und die Aufgaben, die die Person übernehmen wird. Das hilft der Referenzperson, ihre Angaben an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Ausserdem ist es wichtig, um ein genaues Feedback zu erhalten. Selbst wenn der*die Kandidat*in in seiner*ihrer vorherigen Position ein*e Star-Mitarbeiter*in war, ist er*sie nicht unbedingt die beste Wahl für die Stelle, die Sie zu besetzen haben.

achten Sie auf „Warnsignale“

Bei den meisten Bewerbungen mit Referenzen geben Referenzgeber positives Feedback. Wenn die Kandidaten sie selbst ausgewählt haben, ist es unwahrscheinlich, dass sie starke Kritik äussern. Achten Sie während des Gesprächs jedoch auf kleine Details, die auf etwas Negatives hindeuten könnten. Wenn sich diese als bedeutend herausstellen, riskieren Sie eine schlechte Einstellung. „Warnsignale“ sollten jedoch nicht dazu führen, dass Sie den Kandidaten komplett ausschliessen. Notieren Sie sich diese stattdessen und sprechen Sie den Kandidaten direkt darauf an. Umfragen unter Führungskräften in den USA zeigen, dass etwa 34 % der Kandidaten nach der Referenzprüfung aus dem Auswahlverfahren genommen werden. Achten Sie daher auf Informationen, die sie als weniger attraktive Kandidaten erscheinen lassen könnten.