Unternehmen auf der ganzen Welt müssen sich darauf vorbereiten, die langfristigen Auswirkungen von COVID-19 im Jahr 2021 und darüber hinaus zu bewältigen. Für viele Unternehmen ist eine der schwerwiegendsten Folgen der Pandemie – besonders im Hinblick auf die Personalverwaltung – die Ausweitung der Homeoffice-Belegschaft.

Die Abstandsregelungen, die eingeführt wurden, um die Ausbreitung des Virus zu verlangsamen, machten es unmöglich, sich mit vielen anderen Menschen gleichzeitig in Innenräumen aufzuhalten. Deshalb wurde empfohlen, die Arbeit so weit wie möglich ins Homeoffice zu verlegen. Dies verstärkte den zunehmenden Trend zur Arbeit im Homeoffice, der bereits vor COVID-19 erkennbar war.

Es besteht kaum ein Zweifel, dass über verschiedene Standorte verteilte Belegschaften in Zukunft ein zunehmend verbreitetes und vertrautes Konzept sein werden. Grosse Unternehmen wie Twitter und Slack haben angekündigt, dass sie ihren gesamten Belegschaften die Möglichkeit geben werden, dauerhaft im Homeoffice zu arbeiten, während Salesforce die Einführung eines hybriden Modells plant, bei dem die meisten der Mitarbeitenden zeitweise im Homeoffice und zeitweise im Büro arbeitet. Der CRM-Software-Riese erklärte: „Der klassische Arbeitstag von 9 bis 17 Uhr ist Geschichte.

Wenn der ausgewogene Ansatz von Salesforce ein Omen für die Zukunft der Arbeitswelt ist, wird diese Entwicklung wahrscheinlich von einem grossen Teil der Belegschaft begrüsst. Der Randstad Workmonitor-Bericht aus Dezember 2020 identifiziert zwei Arbeitsregelungen, die während der Pandemie bei Mitarbeitenden breiten Anklang fanden: ein hybrider Zeitplan, der mehrere Arbeitstage im Büro und mehrere Arbeitstage zu Hause kombiniert, und flexible Arbeitszeiten, die dazu beitragen, eine gute Work-Life-Balance zu erzielen. Mehr als ein Drittel der Befragten weltweit (35 %) gab an, dass ein hybrider Zeitplan ihre Wunschlösung sei, während 24 % flexible Arbeitszeiten bevorzugten.

Dies könnte auch für Unternehmen ein positiver Trend sein, der die Möglichkeit bietet, Kosten zu senken, da weniger Mitarbeitende gleichzeitig vor Ort arbeiten. Es gibt auch Hinweise darauf, dass die Arbeit im Homeoffice die Produktivität verbessern kann.

Vor dem Hintergrund all dieser Anzeichen, dass die Arbeit im Homeoffice eine immer wichtigere Rolle für die zukünftige Arbeitsweise von Unternehmen spielen wird, müssen Sie darauf vorbereitet sein, was dies für Ihre Organisation bedeuten könnte.

Ein besonders wichtiger Faktor, den Sie berücksichtigen sollten, ist, wie gut Sie auf die Herausforderungen vorbereitet sind, mit denen Sie bei der Einarbeitung von Mitarbeitenden im Homeoffice konfrontiert werden.

home office
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homeoffice-einarbeitung: was bedeutet das und warum ist es wichtig?

Einfach ausgedrückt: Der Begriff „Homeoffice-Einarbeitung“ bezeichnet das Verfahren, mit dem in Ihrem Unternehmen neue Mitarbeitende eingearbeitet werden, die im Homeoffice arbeiten sollen. Dabei sollten Sie bedenken, dass Teammitglieder, die ihre Arbeit im Homeoffice erledigen, trotzdem die verschiedenen Schritte durchlaufen müssen, die mit der Einführung eines neuen Mitarbeitenden in das Unternehmen verbunden sind, auch wenn sie nicht physisch vor Ort sind und nicht viel Zeit in Ihren Räumlichkeiten verbringen werden.

Diese Aktivitäten umfassen wahrscheinlich:

  • Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags und Ausfüllen anderer notwendiger Formulare
  • Lesen wichtiger Informationen, wie zum Beispiel der Unternehmensrichtlinien, die auch Ihre Regeln und Vorgaben zur Arbeit im Homeoffice umfassen,
  • Kennenlern-Meetings mit Kollegen – von Teammitgliedern, mit denen neue Mitarbeitende täglich zusammenarbeiten werden, bis hin zu Mitgliedern anderer Teams und Abteilungen
  • Einrichten von IT-Equipment und -Tools, einschliesslich des Zugriffs auf erforderliche Online-Anwendungen, -Daten und -Ressourcen
  • Beginn von ausführlicheren Gesprächen über die Position sowie die damit verbundenen Aufgaben und Erwartungen

Man könnte argumentieren, dass die verschiedenen Prozesse, die mit der Einarbeitung verbunden sind, sogar noch wichtiger werden, wenn die neuen Teammitglieder im Homeoffice arbeiten, da sie nicht alle Vorteile nutzen können, die normalerweise mit der Arbeit vor Ort verbunden sind. Zum Beispiel könnte es für Mitarbeitende im Homeoffice schwieriger sein, sich mit dem Unternehmen, ihren Kollegen sowie dem allgemeinen Ethos und der Arbeitsatmosphäre Ihres Unternehmens vertraut zu machen, wenn sie nicht physisch vor Ort sind und ihre Kollegen persönlich treffen können.

Die Einarbeitung ist insgesamt ein wichtiger Bestandteil der Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Wenn der Prozess gut geführt wird, kann er dazu beitragen, dass Ihre Zusammenarbeit mit einem neuen Mitarbeitenden positiv beginnt und beide Parteien von einer positiven, produktiven und dauerhaften Zusammenarbeit profitieren.

Aus rein kaufmännischer Sicht verringert ein guter Start aller Teammitglieder in ihren jeweiligen Positionen die Gefahr, dass Mitarbeitende kurz nach ihrem Eintritt ausscheiden. Dies hilft Ihnen dabei, die finanziellen und betrieblichen Beeinträchtigungen einer schnellen Personalfluktuation zu vermeiden.

Darüber hinaus werden Mitarbeitende, die eine positive Einarbeitung erleben, wahrscheinlich anderen davon erzählen und Sie ihren Freunden und Kontakten empfehlen, was Ihre Arbeitgebermarke stärken wird.

Studien haben gezeigt, dass:

  • 20 % der neu eingestellten Mitarbeitenden ein Unternehmen verlassen und innerhalb von 45 Tagen nach der Einstellung einer anderen Tätigkeit nachgehen,
  • Unternehmen mit einem starken Einarbeitungsprozess die Bindung neuer Mitarbeitenden um 82 % und die Produktivität um mehr als 70 % steigern können,
  • 69 % der Mitarbeitenden mit grösserer Wahrscheinlichkeit nach drei Jahren noch beim gleichen Unternehmen tätig sind, wenn sie eine gute Einarbeitung erlebt haben,
  • die leistungsstärksten Unternehmen mit 53 % höherer Wahrscheinlichkeit als andere vor dem ersten Arbeitstag des Mitarbeitenden mit der Einarbeitung beginnen – dies ist Voreinarbeitung bekannt,
  • 72 % der Arbeitenden sagen, dass ein persönliches Gespräch mit ihrem direkten Vorgesetzten der wichtigste Teil jedes Voreinarbeitungs- oder Einarbeitungsprozesses ist,
  • 88 % der Mitarbeitenden der Ansicht sind, dass ihr Arbeitgeber ihre Einarbeitung schlecht gehandhabt hat.

wichtige schritte für eine erfolgreiche homeoffice-einarbeitung

Die Einarbeitung im Homeoffice kann für Mitarbeitende und Führungskräfte gleichermassen herausfordernd sein. Neuen Mitarbeitenden könnte es schwerer fallen, positiv und selbstbewusst in der neuen Position zu starten, wenn sie viel Zeit damit verbringen, allein zu arbeiten, während Führungskräfte möglicherweise nicht mit dem Prozess der Einarbeitung von Mitarbeitenden im virtuellen Raum vertraut sind.

In Anbetracht dessen, wie wichtig es ist, diesen Aspekt Ihrer Personalverwaltung optimal zu lösen: Welche Schritte sollten Sie unternehmen, um sicherzustellen, dass der Siegeszug des Homeoffice nicht auf Kosten einer erfolgreichen Einarbeitung geht?

bemühen sie sich besonders, mitarbeitende willkommen zu heissen

Neue Teammitglieder, die im Homeoffice arbeiten, könnten am ersten Arbeitstag einige der grundlegenden Vorteile der Anwesenheit vor Ort verpassen, wie zum Beispiel das persönliche Kennenlernen ihrer Teams und die Gewöhnung an die allgemeine Atmosphäre und den „Vibe“ des Unternehmens.

Führungskräfte können dieses Problem lösen, indem sie besondere Massnahmen ergreifen, um Homeoffice-Personal willkommen zu heissen und ihnen das Gefühl zu geben, dass sie Teil des Teams sind. Hierzu gibt es verschiedene mögliche Vorgehensweisen, wie zum Beispiel das Versenden eines Willkommenspakets mit kleinen Geschenken und firmeneigenen Artikeln, wie einem Kleidungsstück, einer Tasse oder einer Wasserflasche.

Ein Arbeitgeber, der diesen Ansatz nutzt, ist Miro, ein Anbieter von virtueller Whiteboarding-Software. AJ Josephson, der Leiter der Personalverwaltung des Unternehmens, erklärt, dass es wichtig ist, die Unternehmenskultur zu vermitteln und den Mitarbeitenden im Homeoffice das Gefühl zu geben, dass das Unternehmen sich kümmert und sie willkommen heisst.

Sie sollten auch darüber nachdenken, wie Sie neue Mitarbeitender mit der Zeit ihren Kollegen vorstellen können. Alle Teammitglieder in einer einzigen Videokonferenz zusammenzubringen, könnte für neue Mitarbeitende sowohl erdrückend als auch unpraktisch sein. Deshalb sollten Sie sich einen Plan zurechtlegen, wie Sie virtuelle Meetings mit wichtigen Kollegen und kleinen Teams innerhalb von ein oder zwei Wochen organisieren können. Dies wird den Homeoffice-Mitarbeitenden dabei helfen, den Rest der Belegschaft ohne Hektik, sondern auf eine entspannte, langsame Art und Weise kennenzulernen.

nutzen sie technologien

Moderne Technologien zählen zu den wertvollsten Assets, die jedem Unternehmen zur Verfügung stehen, das von der persönlichen zur Homeoffice-Einarbeitung wechselt.

Es gibt viele Tools, mit denen Sie diesen Prozess einfacher und effizienter gestalten können. Mit DocuSign können Sie beispielsweise Verträge und andere wichtige Dokumente elektronisch verwalten und unterzeichnen, während Instant-Messaging- und Projektmanagement-Plattformen wie Slack die Zusammenarbeit aus dem Homeoffice erleichtern und geografisch verteilte Teams dabei unterstützen, in Kontakt zu bleiben und Daten in Echtzeit auszutauschen.

Ein weiteres wichtiges Kriterium im Hinblick auf Technologien besteht darin, sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden im Homeoffice Zugang zu allen Geräten und Tools haben, die sie benötigen, um ihre Arbeit wie vorgesehen zu erledigen. Dies kann verschiedenste Massnahmen umfassen: von der frühzeitigen Lieferung von Laptops, damit Benutzer ihn einrichten und sich vor dem ersten Arbeitstag mit dem Gerät vertraut machen können, bis hin zur Sicherstellung, dass Mitarbeitende uneingeschränkten Zugriff auf jegliche proprietäre Software oder Cloud-Plattformen haben, die sie benötigen. Ausserdem müssen Sie dem Homeoffice-Personal an entfernten Standorten die richtige Schulung und IT-Unterstützung bieten, um sicherzustellen, dass sie ihre technischen Tools effizient nutzen können. Dies ist besonders wichtig, wenn sie Anwendungen oder Software verwenden, mit denen sie nicht vertraut sind.

Frau lächelt allein
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fördern sie menschliche Interaktionen

Obwohl technische Tools im 21. Jahrhundert eine Schlüsselrolle in der Geschäftswelt und im Personalwesen spielen – insbesondere im Hinblick auf die Homeoffice-Einarbeitung – sollten Sie berücksichtigen, dass Technologien kein Ersatz für menschliche Interaktionen sind.

Da Homeoffice-Mitarbeitende nicht den häufigen Kontakt und die Gespräche erleben, die an einem physischen Arbeitsort natürlich auftreten, sollten Sie darüber nachdenken, wie Sie diese Aspekte in eine virtuellen Umgebung übertragen können.

Miro ermutigt seine Mitarbeitenden dazu, sich zu verbinden und gegenseitig kennenzulernen, indem sie die Belegschaft zu Meetings in kleinen Gruppen einladen. Das Unternehmen lud sogar Mitarbeitende in seinem Amsterdamer Büro dazu ein, gemeinsam ein virtuelles Brettspiel zu spielen.

Kaelyn Phillips, Director of Global Talent Development bei Monster, weist darauf hin, dass es bei der Einführung neuer Homeoffice-Mitarbeitender in das restliche Team nicht immer nur um die Arbeit gehen muss, wie der Ansatz von Miro zeigt.

Frau Phillips betont, dass es beim Einführungsprozess – ob nun im Homeoffice oder persönlich – sich vor allem um Menschen drehen sollte.

„Es geht darum, Verbindungen aufzubauen und sicherzustellen, dass neue Teammitglieder das Gefühl haben, dass sie sich einem Unternehmen angeschlossen haben, dass sie mit offenen Armen willkommen heisst“, sagt sie.

nutzen sie mentoring oder ein buddy-system

Wenn Sie mehrere Homeoffice-Mitarbeitende gleichzeitig einarbeiten möchten, könnten Sie sehr davon profitieren, ein Buddy-System zu implementieren, das den Mitarbeitenden dabei hilft, das Unternehmen gemeinsam kennenzulernen und sich einzugewöhnen. Neben dem einfacheren Lernen und der Eingewöhnung kann dieser Ansatz auch ein Gefühl der Zusammengehörigkeit und Kameradschaft schaffen, das für Teammitglieder, die viel alleine arbeiten, enorm wertvoll ist.

Eine weitere Strategie, die sich als sehr effizient erweisen kann, ist das Mentoring. Wenn neue Mitarbeitende in Ihr Unternehmen eintreten, kann ein Mentor ihnen dabei helfen, das Unternehmen kennenzulernen und sich so schnell wie möglich einzuleben. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie ihr Potenzial ausschöpfen und produktive Mitglieder der Belegschaft werden.

Mentoring kann auch eine gute Methode sein, um die „sozialen Kompetenzen“ und die Kenntnisse weiterzugeben, die erfahrenere Mitarbeitende über mehrere Jahre hinweg stetig angesammelt haben.

Diese Vorteile könnten sich als besonders wertvoll für neue Mitarbeitende erweisen, die im Homeoffice arbeiten und die das persönliche Engagement und die massgeschneiderten Lernmöglichkeiten, die das Mentoring bietet, wahrscheinlich zu schätzen wissen.

erstellen sie ein spezifisches virtuelles einarbeitungspaket

Die Erwartung, dass ein traditionelles Einarbeitungsverfahren auch mit Homeoffice-Mitarbeitenden reibungslos funktioniert, könnte sich als kostspieliger Fehler erweisen. Die Personalabteilung muss sich auf die einzigartigen Anforderungen und Bedingungen der Arbeit im Homeoffice einstellen, indem sie ein massgeschneidertes virtuelles Einarbeitungspaket entwickelt, das neuen Mitarbeitenden im Voraus zur Verfügung gestellt werden kann, damit sie Zeit haben, es zu lesen und sich darin zu vertiefen.

Das Paket sollte die wichtigsten Ressourcen und Informationen enthalten, die neue Mitarbeitende benötigen, um gut in ihre neue Position zu starten, einschliesslich eines Überblicks über Ihre Unternehmensrichtlinien, eines Mitarbeiterhandbuchs und Angaben zum Helpdesk.

Es ist auch wichtig, detaillierte Anleitungen beizufügen, wie Homeoffice-Mitarbeitende auf wichtige Tools und Software zugreifen können und was sie tun sollten, falls technische Probleme auftreten.

nachfassen

Der Homeoffice-Einarbeitungsprozess endet nicht, sobald neue Mitarbeitende zwei oder drei Wochen bei Ihnen tätig sind. Obwohl sie sich in dieser Zeit möglicherweise in ihrer Position eingelebt haben, haben sie möglicherweise immer noch einige Bedenken oder Fragen, die sie noch nicht stellen konnten.

Es ist wichtig, im Anschluss an die ersten Phasen der Einarbeitung nachzufassen und sich während der ersten drei Monate regelmässig bei den Mitarbeitenden im Homeoffice zu melden. Dies wird Ihnen dabei helfen, eine klare Vorstellung davon zu bekommen, wie ihnen die Arbeit gefällt, wie zufrieden sie sind und ob sie spezielle Schulungen oder Unterstützung benötigen.

Einige Unternehmen entscheiden sich vielleicht sogar dafür, ihren Einarbeitungsprozess je nach Art und Komplexität der Position über ein ganzes Jahr auszudehnen.

Ein langfristiger Ansatz hilft Ihren neuen Mitarbeitenden nicht nur dabei, den bestmöglichen Start in ihre Tätigkeit bei Ihnen zu erzielen, sondern kann auch dazu beitragen, Einblicke in die Effektivität und in mögliche Verbesserungen Ihrer Homeoffice-Einarbeitung zu gewinnen.

Randstad hat einen neuen Leitfaden zu diesem Thema erstellt, der eine Reihe von Massnahmen empfiehlt, die Sie unternehmen können, um Ihren virtuellen Einarbeitungsprozess zu optimieren und die bestmöglichen Ergebnisse für alle Beteiligten zu erzielen.

Der Leitfaden stellt Best Practices in Schlüsselbereichen vor, wie zum Beispiel die Ausarbeitung eines Schulungsplans für Ihre Homeoffice-Mitarbeitenden und die Aufrechterhaltung der persönlichen Interaktion zwischen Teammitgliedern.

Über den Autor
Pascal Pellouin
Pascal Pellouin

Pascal Pellouin

District Manager

Pascal ist Bezirksleiter der Region Friborg / Neuchâtel / Yverdon-les-Bains. Er ist auch für den Fachbereich Uhren auf nationaler Ebene zuständig. Mit 20 Jahren Erfahrung im Personalwesen besteht seine Aufgabe darin, die Strategie von Randstad für seine Teams umzusetzen. Sein Ziel? Die Motivation seiner Teams aufrechtzuerhalten und ihnen zu helfen, bei Randstad zu wachsen. Als leidenschaftlicher Reisender und Önologe entdeckt Pascal nicht nur gerne Weine aus aller Welt, sondern teilt seine Entdeckungen vor allem mit seinen Freunden.

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