wie man bei einer referenzprüfung die richtigen fragen stellt.

Die Überprüfung von Referenzen mag wie eine weitere administrative Aufgabe erscheinen, aber sie ist eine wertvolle Gelegenheit, sich vor der Einstellung ein umfassendes Bild vom Hintergrund eines*r Bewerber*in zu machen – wenn Sie die richtigen Fragen stellen.

Die meisten Arbeitgeber verlangen Referenzen für wichtige Positionen, aber nur wenige ziehen daraus einen Nutzen. Allzu oft führt ein Referenzgespräch zu vagen positiven Eindrücken über das Talent und einer Bestätigung grundlegender Beschäftigungsdaten.

Das muss nicht so sein. Wenn Sie wissen, welche Fragen Sie Referenzen stellen müssen, kann Ihnen eine Referenzprüfung helfen, die wichtigsten Stärken, potenziellen Schwächen und die kulturelle Kompatibilität mit Ihrem Unternehmen aufzudecken. Wenn Sie die Person einstellen, können Ihnen diese zusätzlichen Hintergrundinformationen helfen, ihr einen guten Start in den ersten Wochen zu ermöglichen. Ausserdem können Sie so schlechte Einstellungen vermeiden, die Sie Geld kosten und die Produktivität beeinträchtigen.

In diesem Artikel werden einige der wichtigsten Schritte erläutert, die Sie unternehmen müssen, um bei Ihrer Referenzprüfung die richtigen Fragen zu stellen und so viel Wert wie möglich daraus zu ziehen. Und wenn Sie derzeit Personal einstellen, vergessen Sie nicht, unsere Vorlage mit den besten Fragen zur Referenzprüfung herunterzuladen, die Sie bei Ihrem nächsten Anruf verwenden können.

erhalten Sie die grundlegenden Informationen über den*die Bewerber*in

Es mag wie Zeitverschwendung erscheinen, während eines Referenzgesprächs grundlegende Fakten zu überprüfen, anstatt sich auf die persönlichen Eigenschaften des Bewerbers zu konzentrieren. Die Überprüfung von Angaben wie Beschäftigungsdauer, Aufgabenbereich, Verantwortlichkeiten, Fähigkeiten und Ausbildung ist jedoch einer der wichtigsten Bestandteile eines Referenzgesprächs.

Auch wenn diese Details nicht viel darüber aussagen, wie das Talent als Kolleg*in sein wird, zeigen sie Ihnen, dass er*sie ehrlich über Kernkompetenzen ist. Eine Studie von ResumeLab aus dem Jahr 2023 zeigt, dass bis zu 70 % der Menschen in ihrem Lebenslauf gelogen haben, und laut CareerBuilder haben 3 von 4 Personalverantwortlichen schon einmal eine Lüge in einem Lebenslauf entdeckt. Die Überprüfung der grundlegenden Angaben ist daher eine schnelle und notwendige Massnahme, um sicherzustellen, dass die Person, die Sie einstellen, auch wirklich das starke Talent ist, als das sie sich darstellt.

stellen Sie konkrete, aber offene Fragen

Es kann schwierig sein, genau zu wissen, was man fragen muss, um die benötigten Informationen aus den Referenzen der Bewerbenden zu erhalten. Fragen wie „Wie war es, mit XY zusammenzuarbeiten?“ liefern Ihnen zwar allgemeine Hintergrundinformationen, aber keine konkreten Details. Konzentrieren Sie sich daher mit Ihren Fragen auf Details, z. B. „Wie gut hat die Person Termine eingehalten?“ oder „Würden Sie ihn*sie wieder einstellen, wenn Sie die Möglichkeit dazu hätten?“

Dies sind gute Beispiele, da es sich um konkrete und offene Fragen zur Referenzprüfung handelt. Sie sind konkret genug, damit die Referenzperson Ihnen relevante, spezifische Informationen geben kann, aber auch allgemein genug, um Möglichkeiten für weitere Auskünfte und interessante Einblicke zu schaffen.

beurteilen Sie, ob das Talent zur Unternehmenskultur passt

Die alles entscheidende Frage, ob ein*e Kandidat*in zu Ihrer Unternehmenskultur passt, lässt sich allein anhand des Lebenslaufs nur schwer beantworten. Selbst nach einem Vorstellungsgespräch können Sie immer noch nur vermuten, wie er*sie sich nach seiner*ihrer Einstellung einfügen wird.

Die Referenzprüfung ist eine hervorragende Gelegenheit, um das Potenzial für eine kulturelle Passung zu klären und zu bewerten. Indem Sie mehr darüber erfahren, wie es war, mit der Person zusammenzuarbeiten, wie die Kultur seines früheren Unternehmens aussah und wie er*sie sich darin entfalten konnte, können Sie sich ein fundiertes Bild davon machen, wie sich das Talent langfristig einfügen wird. Die Einstellung neuer Mitarbeitenden ist teurer denn je, und die Mehrheit der Fachkräfte gibt an, dass sie in der Vergangenheit aufgrund kultureller Unvereinbarkeiten ihren Arbeitsplatz gekündigt haben. Wenn Sie also sicherstellen, dass sich die Kandidat*innen an Ihre Unternehmenskultur anpassen können, sparen Sie sowohl Geld als auch Stress.

Wissen Sie, was Sie nicht fragen dürfen, und halten Sie sich an die Datenschutzbestimmungen

Wie alle anderen personenbezogenen Daten unterliegen auch die Informationen, die Sie bei der Referenzprüfung sammeln, häufig Datenschutzbestimmungen, wie beispielsweise der DSGVO in der EU. Deshalb müssen Sie vorsichtig sein, welche Art von Daten Sie einholen.

Wenn ein potenzieller Arbeitgeber Fragen zur Beschäftigungsgeschichte und früheren Leistungen eines Bewerbers hat, haben Sie wahrscheinlich einen legitimen Grund, einige seiner persönlichen Daten zu erfassen. Sie sollten jedoch vorsichtig sein mit Fragen, die sich auf die Fehlzeiten oder das Privatleben beziehen. Fragen wie diese könnten dazu führen, dass die Referenzgeber Informationen preisgeben, die unter die Definition von „sensiblen Daten” fallen – beispielsweise Informationen über Krankheiten oder Behinderungen, sexuelle Orientierung oder religiöse Überzeugungen. Die Speicherung dieser Art von Daten unterliegt strengen Vorschriften und die meisten Arbeitgeber haben keinen legitimen Grund, dies zu tun. Vermeiden Sie daher Fragen, die sensible Informationen offenlegen könnten, und löschen Sie diese sofort, wenn Sie sie versehentlich erhalten haben.

bereiten Sie sich auf Referenzen vor, die Ihre Fragen nicht beantworten

In bestimmten Ländern und Branchen sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, Referenzen für ehemalige Mitarbeitende auszustellen. Für die meisten Arbeitgeber ist dies jedoch freiwillig. Einige Unternehmen haben Richtlinien gegen die Ausstellung von Referenzen, entweder weil sie keine Zeit dafür aufwenden möchten oder weil sie das Risiko von Rechtsstreitigkeiten durch unzufriedene ehemalige Mitarbeiter*innen befürchten, die der Meinung sind, dass sie eine unrichtige Referenz erhalten haben. Manchmal antworten Arbeitgeber zwar, aber nur mit einer Standardantwort der Personalabteilung, in der die grundlegenden Details der Beschäftigung der Bewerberin, wie z. B. das Start- und Enddatum, bestätigt werden. 

In solchen Situationen ist es wichtig, dass das Verhalten des ehemaligen Arbeitgebers keinen negativen Eindruck macht. Die Weigerung, eine Referenz auszustellen, ist nicht unbedingt ein Warnsignal. Besprechen Sie die Situation mit den Bewerbenden und geben Sie ihnen Zeit, eine alternative Referenz zu finden.

holen Sie sich unsere Vorlage für Fragen zur Referenzprüfung

Hoffentlich helfen Ihnen diese Tipps dabei, gute Fragen für Referenzen im Vorfeld Ihres bevorstehenden Interviews zu formulieren. Für noch mehr Hilfe laden Sie unsere Vorlage für Fragen zur Referenzprüfung herunter. Sie ist im Word-Format und bietet eine gebrauchsfertige Ressource für Ihren nächsten Anruf mit Referenzen. Sie finden darin eine Liste mit 27 aufschlussreichen und typischen Fragen zur Referenzprüfung, die Ihnen helfen sollen, das Beste aus dem Anruf herauszuholen, sowie Platz für Notizen und Details zur Referenz und zum Talent, über das Sie sprechen. Probieren Sie es während Ihres Einstellungsprozesses aus, wählen Sie die relevantesten Fragen aus und passen Sie sie an Ihren Prozess der Referenzprüfung an.

Dies ist eine aktualisierte Version eines Artikels, der ursprünglich am 14 November 2022 veröffentlicht wurde.