Das Rückgrat unserer Grossprojekte! Wir suchen einen PMO Specialist (m/w/d) für unsere Infrastrukturprogramme. Sie führen das Reporting, organisieren Gremien, strukturieren MS 365/SharePoint und pflegen KI-Tools. Bereit für ein dynamisches Multiprojekt-Umfeld mit HERMES-Standard?
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Diogo Melo
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We bring diverse and pre qualified professional talent and businesses together to connect the right people with the right roles. By building specialized teams, we help individuals flourish in their careers and businesses succeed.
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Fachliche Kompetenzen
- Erfahrung im Programm- oder Projektmanagement (idealerweise im öffentlichen Verkehr, Infrastruktur oder einem regulierten Umfeld)
- Kenntnisse gängiger PM-Methoden (z. B. Hermes, Prince2, PMI) von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS 365 — insbesondere Teams, SharePoint, Outlook, Planner
- Erfahrung mit DMS- und PLM-Systemen (Polarion, Omada) von Vorteil
- Verständnis für Change- und Risikomanagement-Prozesse
Persönliche Kompetenzen
- Hohe Selbstorganisation und strukturierte Arbeitsweise
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit — schriftlich wie mündlich
- Moderationserfahrung (Workshops, Sitzungen, Gremien)
- Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit programmrelevanten Informationen
- Belastbarkeit in einem komplexen, Multiprojekt-Umfeld
Sprachliche Anforderungen
- Deutsch: sehr gut (schriftlich und mündlich) — zwingend
- Französisch oder Englisch — erwünscht
Ausbildung
- Mind. Kaufmännische oder technische Grundausbildung mit Weiterbildung im Projektmanagement — zwingend
- PMO- oder PM-Zertifizierung (z. B. IPMA, Prince2, Hermes) — von Vorteil
Tools & Systeme
- MS 365 (Teams, SharePoint, Outlook, Excel, Planner) — zwingend
- DMS-Systeme (Polarion, Omada) — erwünscht
- Jira und Confluence — erwünscht
- Affinität zu KI-Tools / KI-Chatbot-Pflege — erwünscht
- Viva Engage — von Vorteil
Aufgaben
Kollaboration & Informationsmanagement
- Bewirtschaftung der Teams-Kanäle der Programme und der Abteilung
- Aufbau und Bewirtschaftung von einheitlichen SharePoint-Strukturen (Programme und Abteilung)
- Bewirtschaftung von DMS-, Polarion- & Omada-Berechtigungen
Planung & Koordination
- Gesamtheitlicher Support bei Programmplanungen und aufzeigen von Abhängigkeiten
- Support bei der Erstellung von programmspezifischen Jahresplanungen (Workshops, Termine)
- Bewirtschaftung von Teamkalender & Postfächer
- Erstellung von Ferienplanung
- Führung von Task- und Pendenzenmanagement
Meeting & Gremienorganisation
- Organisation von Workshops und Meetings
- Moderation und Durchführung von Workshops und Meetings
- Erstellung von Protokollvorlagen und Protokollführung
- Vor- und Nachbereitung von Programm-Gremien (STASS/LA)
Reporting & Qualitätsmanagement
- Vorbereitung, Konsolidierung und Versand der Statusreports aller Programme
- Erstellung und Bewirtschaftung von Programm-Templates
- Begleitung des Qualitätsmanagements
Change- & Risikomanagement
- Begleitung Changemanagement-Prozess (CR-Erstellung, Umsetzungskontrolle)
- Begleitung Risikomanagement-Prozess
Kommunikation & Innovation
- Interne Kommunikation (E-Mail, Viva Engage)
- Aufbau Kommunikation/Marketing der Programme
- Ausbau und Bewritschaftung KI-Chatbot
Vielen Dank für deine Bewerbung!
Das Rückgrat unserer Grossprojekte! Wir suchen einen PMO Specialist (m/w/d) für unsere Infrastrukturprogramme. Sie führen das Reporting, organisieren Gremien, strukturieren MS 365/SharePoint und pflegen KI-Tools. Bereit für ein dynamisches Multiprojekt-Umfeld mit HERMES-Standard?
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- Erfahrung im Programm- oder Projektmanagement (idealerweise im öffentlichen Verkehr, Infrastruktur oder einem regulierten Umfeld)
- Kenntnisse gängiger PM-Methoden (z. B. Hermes, Prince2, PMI) von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS 365 — insbesondere Teams, SharePoint, Outlook, Planner
- Erfahrung mit DMS- und PLM-Systemen (Polarion, Omada) von Vorteil
- Verständnis für Change- und Risikomanagement-Prozesse
Persönliche Kompetenzen
- Hohe Selbstorganisation und strukturierte Arbeitsweise
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit — schriftlich wie mündlich
- Moderationserfahrung (Workshops, Sitzungen, Gremien)
- Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit programmrelevanten Informationen
- Belastbarkeit in einem komplexen, Multiprojekt-Umfeld
Sprachliche Anforderungen
- Deutsch: sehr gut (schriftlich und mündlich) — zwingend
- Französisch oder Englisch — erwünscht
Ausbildung
- Mind. Kaufmännische oder technische Grundausbildung mit Weiterbildung im Projektmanagement — zwingend
- PMO- oder PM-Zertifizierung (z. B. IPMA, Prince2, Hermes) — von Vorteil
Tools & Systeme
- MS 365 (Teams, SharePoint, Outlook, Excel, Planner) — zwingend
- DMS-Systeme (Polarion, Omada) — erwünscht
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- Affinität zu KI-Tools / KI-Chatbot-Pflege — erwünscht
- Viva Engage — von Vorteil
Aufgaben
Kollaboration & Informationsmanagement
- Bewirtschaftung der Teams-Kanäle der Programme und der Abteilung
- Aufbau und Bewirtschaftung von einheitlichen SharePoint-Strukturen (Programme und Abteilung)
- Bewirtschaftung von DMS-, Polarion- & Omada-Berechtigungen
Planung & Koordination
- Gesamtheitlicher Support bei Programmplanungen und aufzeigen von Abhängigkeiten
- Support bei der Erstellung von programmspezifischen Jahresplanungen (Workshops, Termine)
- Bewirtschaftung von Teamkalender & Postfächer
- Erstellung von Ferienplanung
- Führung von Task- und Pendenzenmanagement
Meeting & Gremienorganisation
- Organisation von Workshops und Meetings
- Moderation und Durchführung von Workshops und Meetings
- Erstellung von Protokollvorlagen und Protokollführung
- Vor- und Nachbereitung von Programm-Gremien (STASS/LA)
Reporting & Qualitätsmanagement
- Vorbereitung, Konsolidierung und Versand der Statusreports aller Programme
- Erstellung und Bewirtschaftung von Programm-Templates
- Begleitung des Qualitätsmanagements
Change- & Risikomanagement
- Begleitung Changemanagement-Prozess (CR-Erstellung, Umsetzungskontrolle)
- Begleitung Risikomanagement-Prozess
Kommunikation & Innovation
- Interne Kommunikation (E-Mail, Viva Engage)
- Aufbau Kommunikation/Marketing der Programme
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