Für unseren Kunden, ein renommiertes Unternehmen in der Finanzbranche, suchen wir per 1. Juli 2026 bis zum 30. September eine motivierte, dienstleistungsorientierte und flexible Persönlichkeit. Die Stelle ist befristet und wird in einem 60%-Pensum an den fixen Arbeitstagen Mittwoch, Donnerstag und Freitag besetzt.
In dieser vielseitigen Drehscheibenfunktion sind Sie sowohl die ?Visitenkarte des Hauses' am Empfang als auch die administrative Unterstützung der Geschäftsleitung.
Ihre Hauptaufgaben:
Empfangsmanagement & Hospitality
- Herzlicher Empfang und Betreuung von Gästen, neuen und externen Mitarbeitenden
- Professionelle Entgegennahme und Bearbeitung eingehender Anrufe in Deutsch und Englisch. Französisch ist ein Plus.
- Koordination, Verwaltung und Vorbereitung der Sitzungsräume.
- Organisation, Servieren und Aufräumen von Kunden- sowie internen Mittag- und Abendessen.
- Verwaltung von Gäste- und Mitarbeiterausweisen sowie Bearbeitung der internen/externen Post.
- Abwicklung von DHL-Sendungen und Einschreiben sowie diverse Einkäufe (Büromaterial, Kaffee-/Gästebedarf)
- Koordination der Wartung des Firmenwagens.
Executive Assistance & Administration
- Organisatorische und administrative Unterstützung des CEO, Head PWM Switzerland und der SMC-Mitglieder.
- Aktives Management, Koordination und Optimierung der Terminkalender (Agenda).
- Umfassendes Reisemanagement (Planung und Buchung von Geschäftsreisen).
- Erste Anlaufstelle für interne/externe Partner, Kunden sowie bei Bewerbertreffen.
- Organisation von Gruppenbesuchen, internen Meetings, Lunch-Events und externen Klausuren (Off-Sites).
- Mitwirkung am Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender sowie Organisation von Treffen mit der Geschäftsleitung.
Finanzwesen & Controlling
- Kontrolle und Erstellung der monatlichen Empfangskreditkartenabrechnung.
- Kontrolle und Erstellung der persönlichen Spesen- und Kreditkartenabrechnungen der SMC-Mitglieder.
- Fachgerechte Kontierung von Rechnungen und kontinuierliche Überwachung der Kosten.
